山中湖情報創造館

知る•創る•伝える 未来もつくるモノコトづくり図書館
山中湖情報創造館(やまなかこじょうほうそうぞうかん)

電話 0555-20-2727
山梨県南都留郡山中湖村平野506-296
開館時間 9:30〜21:00(4月〜11月)


指定管理者: 特定非営利活動法人 地域資料デジタル化研究会
第四期協定期間: 2013/4/1~2018/3/31 []

山中湖情報創造館
業務システム

山中湖情報創造館の日々の業務を支え記録する自作の「ライブラリー・ログ」システム

基本システム

2004年4月、私たちは日本で最初の指定管理者制度で運営する公共図書館としてスタートしました。そのときから、私たちの日々の歩み(業務)を記録しておきたいとの想いから、業務日誌をつけはじめ、手づくりのシステムを動かし始めました。
2012年3月、恥ずかしいことに業務システムを運用していたPCが壊れ、悲しい事にバックアップを十分にとっていなかったこともあって、数年分のデータが消失するという事態になりました。
システムを復旧するとともに、過去の記録を復元すべく、プリントアウトデータの再入力、他のデータからのインポートなどに取り組むにあたり、ここでシステムの大幅な見直しと、他のデータのインポートやリレーションを活用しながら、図書館の日常を記録するシステムを作り直すことができないかと考えるに至りました。
これまで、個別で運用していたシステムを二重・三重の入力の手間を省きながら、業務の効率化、情報の共有化をさらにすすめるために、私たちのシステムのありかたを公開いたします。


印刷用レイアウト

このシステムで入力したデータは、毎月左のフォーム(レイアウト)でプリントアウトしたものに押印し、教育委員会に提出しています(このプリントアウトがデータ復元の中心になってます)。
この日報と一緒に、図書館システム(当館ではLMO)からの利用統計(日次帳票、月次帳票)、イベント情報などをまとめて、月次報告として教育委員会への提出を行っているのです。


他のデータとの連携(インポート/リレーション等)

あれやこれや作り直しているうちに、従来は個別に作成していた勤務シフトとの連携もはかることができるのではないか…ということで、勤務シフト表との連携をとれるように開発しています。ある意味で、過去データの再入力の効率化をはかるために、Excelで作成している勤務シフトをインポートして省力化を計る…ということなのです。


利用統計データベース

当館で運用している図書館システム(LMO)からの利用統計データを書き出し、Excel等で整形したデータをインポートした利用統計データベースを業務システムとリレーションさせることで、入力の手間や転記ミスをはぶくことができるとともに、図書館システムでの統計データと他のデータを組み合わせることで、複合的に利用状況を把握することができるのではないか…とも考えております。


iPhoneやiPadからも

FileMaker Go 11 for iPhone や 同iPad版を導入する事で、館内のフロアワークをしながらでも、業務システムにアクセスでき、情報の確認や入力などの作業をおこなうことができようになります。まだまだ、高価なiPadですが…もうちょっと安くなってくれれば、職員一人ひとりに持たせて、フロアワークをしながらでも利用者サービスができるようにしていきたいと、考えています。


バックアップ

辛い想いをしただけに…今回は、バックアップシステムをより強固にしました。

  1. ファイルメーカーの運用は、iMacで行っています。基本ソフトは OS X Lion。この基本ソフトの標準機能として備えている TimeMachine によって、外付けHDにバックアップを作成。
  2. Dropboxによるバックアップを利用

ということで、二重三重のバックアップシステムと、ウィルス感染等への監視システムを導入し、いままで以上にがんじょうなシステムを作成しております。


運用は、ファイルメーカー pro

私たちは当初からデータベースソフトを使った業務日報システムを構築して参りました。私たちが選択したアプリケーションは、ファイルメーカー社の「ファイルメーカー pro アドバンスド」です。
スタンドアローンでの運用だけでなく、インスタントWeb公開機能を用いて他の端末(5セッションまで)からブラウザを介して業務日誌システムへの閲覧と入力を実現しました。
2012年4月現在、ファイルメーカー pro 11を母艦として運用し、他のPCからだけでなく、iPhoneやiPadからの運用も可能になったことで、さらなるシステムの拡充に取り組んでいます。

【アプリケーション・ソフト】


【参考図書】

リンク先をみると、すでに最新版の12になっています。アップデートのための資金を調達しなければ…。

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LinkIcon年間(休館日)カレンダー
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■開館時間:

9:30〜21:00 (4〜11月)
9:30〜19:00 (12月〜3月)

■休館日:

毎月月末日(ただし、この日が土日祝祭日の場合はその前日)、年末・年始、蔵書点検日

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